L’e-facture représente l’un des changements majeurs pour les entreprises françaises. Avec la généralisation progressive de la facturation électronique obligatoire, les indépendants, TPE et PME doivent dès maintenant préparer leur organisation pour être en règle et éviter les erreurs coûteuses. Voici tout ce que vous devez savoir pour bien vous préparer, archiver correctement vos documents et garantir une conformité totale.
Comment se préparer à l’e-facture ?
La transition vers l’e-facture exige de mettre à jour ses outils et ses habitudes de gestion. Se préparer en amont est le meilleur moyen d’éviter les blocages lors de l’entrée en vigueur de l’obligation.
Choisir un outil compatible
Pour émettre et recevoir des e-factures, les entreprises doivent utiliser une plateforme agréée (PA) comme Indy, anciennement appelée PDP.
Un logiciel de facturation conforme doit être capable de générer des formats normalisés comme Factur-X, UBL ou CII, et d’assurer le e-reporting.
Vérifier les mentions obligatoires
Les factures devront intégrer les mentions habituelles (TVA, numéros d’identification, désignation, etc.), mais aussi :
- Les catégories de TVA ;
- Les modalités de paiement ;
- Le type d’opération ;
- La nature du flux (vente, prestation, acompte…).
Un outil automatisé limite le risque d’erreur.
Préparer son organisation interne
Passer à l’e-facture signifie :
- Revoir le processus d’émission des factures ;
- Former les équipes ;
- Anticiper la réception des factures entrantes ;
- Mettre à jour les données clients (SIREN, SIRET, TVA intracommunautaire…).
L’objectif : assurer un traitement fluide dès la mise en place obligatoire.
Comment conserver les e-factures ?
L’e-facture n’exonère pas les entreprises de leurs obligations de conservation. Au contraire, les règles sont strictes et impliquent une organisation rigoureuse.
Durée légale d’archivage
Les factures doivent être conservées :
- 10 ans sur le plan commercial ;
- 6 ans pour les obligations fiscales.
L’entreprise doit donc assurer une pérennité et une accessibilité durable des fichiers.
Archivage électronique sécurisé
L’archivage doit garantir :
- L’intégrité des documents (pas de modification possible) ;
- L’authenticité de l’émetteur ;
- La lisibilité sur toute la durée de conservation.
Cela implique généralement :
- Un horodatage ;
- Une signature électronique ;
- Un système sécurisé de stockage ;
- un classement permettant une recherche simple.
Distinction entre stockage et archivage
L’erreur courante consiste à confondre stockage et archivage. Le stockage permet de garder le document à disposition, tandis que l’archivage est un processus normé, garantissant la conformité juridique.
Les outils de facturation modernes proposent un coffre-fort électronique, solution idéale pour répondre à ces exigences sans effort supplémentaire.
Contrôles et conformité : ce que les entreprises doivent anticiper
Avec l’e-facture, les contrôles deviennent plus réguliers et plus simples pour l’administration. Les entreprises doivent donc assurer une conformité totale pour éviter les sanctions.
Respect du format et de la transmission
Toutes les factures doivent être au bon format structuré, transmises via une plateforme agréée et compatibles avec les règles de e-reporting.
Une facture PDF envoyée par email n’est pas une e-facture et ne sera plus suffisante.
Piste d’audit fiable ou contrôle continu
L’entreprise doit pouvoir démontrer :
- L’origine de la facture ;
- L’intégrité du document ;
- la réalité de l’opération facturée.
Avec l’e-facture, cette piste d’audit devient largement automatisée via les plateformes.
Contrôles automatiques et risques en cas de non-conformité
Les administrations pourront contrôler :
- Les numéros de TVA ;
- Les montants déclarés ;
- Les statuts des paiements ;
- La cohérence entre ventes, achats et TVA.
En cas de non-conformité, les sanctions peuvent aller d’amendes à des rejets de factures, entraînant retards de paiement et désorganisation interne.
La mise en place de l’e-facture est une opportunité pour moderniser sa gestion, réduire les erreurs et fluidifier les échanges avec les clients. En choisissant un outil conforme, en organisant un archivage sécurisé et en respectant les règles de contrôle, chaque entreprise peut aborder cette transition avec sérénité et efficacité.
