Atteindre ses objectifs à temps repose essentiellement sur un style de travail particulier. Ainsi, plusieurs attitudes comme la gestion efficace du temps, l’organisation des priorités, la discipline et autres sont à adopter. Évidemment, certaines astuces vous permettent d’organiser votre temps afin de travailler efficacement. Quelles sont-elles ? Éléments de réponse !
Organiser son temps : définir préalablement ses objectifs
Lorsque vous décidez de mieux gérer votre temps, le premier aspect à prendre en compte est la liste de vos objectifs. Assurez-vous qu’il s’agisse d’objectifs SMART (spécifique mesurable, atteignable, réaliste, et temporel). Surtout, veillez à les définir sur un support visible avant de vous mettre au travail. Par exemple, le calendrier Excel 2023 à télécharger peut vous aider à le faire. De cette manière, vous pourrez par la suite fixer un emploi du temps en fonction de ces objectifs.
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Organiser son temps : planifiez votre journée
Après les objectifs, il faudra planifier votre journée. C’est la base pour organiser son temps afin de mieux gérer ses priorités. Commencez par les tâches importantes à faire dans l’immédiat. Fixez un délai de faisabilité.
Ensuite, programmez des tâches moins importantes de la journée auxquelles vous attribuerez aussi un délai de traitement. Mettez en dernière position les tâches que vous pouvez faire plus tard. Cela dit, prenez l’avance sur la journée. L’idéal est de commencer ces tâches tôt. Ne perdez pas le temps en début de journée.
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Définir des pauses
Pendant que vous faites cette planification, vous devez définir les moments de pauses. En réalité, c’est un moyen de vous motiver à continuer le travail. Pour cela, définissez de petites pauses entre chaque tâche effectuée. Non seulement vous soufflez un peu, mais vous revenez également concentré et productif sur l’activité suivante.
Par ailleurs, les grandes pauses s’imposent aussi. À ce niveau, il s’agit surtout des horloges biologiques. Notez que ces moments peuvent être des instants ou vous devez prendre des forces. Prévoyez alors un instant de sommeil, une activité sportive, et un déjeuner sain et équilibré.
Élaborer une stratégie de gestion de ses messages
Organiser son temps pour mieux gérer ses priorités passe également par l’adoption d’un mode de gestion prédéfini de ses messages. Il va sans dire que chaque journée, vous serez submergé par les notifications et messages. Mettez en place un système de filtrage qui met en exergue uniquement les messages importants. Vous pouvez choisir de les lire en début de journée ou en milieu de journée.
Répondez à ceux qui sont importants. Si vous estimez que certaines conversations par message risquent de durer, optez pour un appel direct. Cela vous permettra de ne pas perdre de temps sur les réseaux sociaux, sans pour autant manquer les messages importants.
Déléguer certaines tâches
Pensez aussi à déléguer certaines tâches. Ce qui impacte positivement vos priorités. En effet, lorsque les priorités sont bien définies, vous savez celles qui requièrent une principale attention.
Dans le même temps, vous pouvez répartir certaines tâches au sein de votre équipe de travail. Cela ne veut pas dire que la tâche n’est pas importante, mais juste qu’elle peut être faite par un autre membre de votre équipe. Il faudra juste s’assurer que la personne choisie a la capacité pour bien accomplir ladite tâche.
Plusieurs moyens vous permettent d’organiser votre temps afin de mieux gérer vos priorités. N’hésitez pas à adopter celles proposées plus haut.
Utiliser des outils de gestion de temps pour optimiser son efficacité
Les technologies modernisées peuvent être très utiles dans la gestion du temps. Aujourd’hui, il existe plusieurs applications et logiciels spécialement conçus pour faciliter le travail quotidien. Ces solutions sont souvent très pratiques et leur utilisation peut vous aider à prioriser vos tâches.
Parmi les applications les plus populaires figurent des outils comme Trello, Asana ou encore Wunderlist. Ils permettent de planifier ses journées en créant des listes de tâches à effectuer, d’attribuer une date limite ainsi qu’une importance à chaque élément. Cela vous aide à avoir une vision claire de votre journée mais aussi de l’avancée du travail réalisé. Vous pouvez aussi ajouter des notes supplémentaires pour mieux comprendre certains points importants relatifs aux tâches attribuées.
De nombreux autres outils existent aussi afin d’améliorer la productivité personnelle et professionnelle au quotidien : RescueTime, Evernote, Google Agenda, etc. L’utilisation régulière de ces outils permettra non seulement d’améliorer l’efficacité individuelle mais aussi celle collective si partagés avec un groupe de travail.
La gestion du temps est essentielle pour mieux gérer vos priorités. En optimisant votre emploi du temps par rapport aux objectifs que vous souhaitez atteindre, vous serez plus productif tout en réduisant le stress lié aux délais serrés. Adoptez donc dès maintenant certaines astuces simples qui vous aideront à mieux gérer votre temps sur le long terme.
Évaluer ses progrès et ajuster sa stratégie de gestion du temps en conséquence
Évaluer ses progrès et ajuster sa stratégie de gestion du temps en conséquence.
Lorsque vous avez mis en place des outils pour mieux gérer votre temps, vous devez suivre vos progrès. Vous pouvez le faire de différentes manières :
• En regardant comment votre temps a été utilisé au cours de la journée ou de la semaine grâce aux différents outils que nous avons évoqués précédemment.
Cela peut sembler fastidieux, mais cela va permettre d’identifier rapidement ce qui fonctionne bien dans votre organisation personnelle ainsi que ce qui doit être amélioré. Vous allez ainsi pouvoir adapter votre stratégie pour continuer à progresser et atteindre vos objectifs.
Attention cependant à ne pas trop réajuster votre façon de travailler sous peine de perdre du temps. Il faut savoir trouver un juste milieu entre s’adapter aux besoins demandés par une mission particulière et maintenir une routine stable afin d’être efficace sur le long terme. Si certains changements semblent positifs, mais qu’ils nuisent finalement à votre productivité globale, il vaut mieux revenir vers un ancien système plutôt que tout remettre en question.
N’hésitez pas non plus à solliciter l’aide ou les conseils des personnes avec lesquelles vous travaillez si nécessaire. Ils peuvent avoir un point de vue différent sur certaines choses importantes ou inaperçues qui peuvent vous aider à faire des ajustements pertinents pour votre organisation personnelle.
Si la gestion du temps peut sembler compliquée et fastidieuse au début, vous devez l’adopter pour mieux gérer vos priorités. En organisant votre travail efficacement grâce aux outils adéquats et en évaluant régulièrement vos progrès, vous pouvez réussir à atteindre vos objectifs professionnels ou personnels tout en réduisant le stress lié aux délais serrés et à une charge de travail importante.
