Dans le but de s’arrimer à la modernité et bénéficier de plus de commodité et de facilité, votre entreprise recherche un logiciel pour la facturation de ses produits et services. Cet outil numérique va permettre l’amélioration des ventes de votre entreprise ainsi que son image de marque. Il existe une pléthore de logiciels sur le marché et faire le bon choix peut devenir très vite un véritable casse-tête. Cet outil requiert pourtant une attention particulière afin de faire le meilleur choix. Parcourez cet article pour découvrez nos conseils et astuces pour faire le choix qui va répondre à vos attentes.
Logiciel de facturation : l’option de la modernité
Jusqu’à ce jour, il existe encore plusieurs prestataires, commerçants ou sociétés qui utilisent encore les logiciels Excel et Word pour réaliser leurs factures. Il est vrai que ces outils sont flexibles et à la portée des tous. Il est aussi possible d’automatiser certains processus avec ces outils et ces entreprises ont pensé qu’Excel et Word étaient suffisants car s’adaptant facilement à leurs activités.
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Pourtant la réalité c’est que ces outils sont obsolètes et les entreprises se tournent maintenant vers l’utilisation d’un logiciel de factures. Ces nouveaux outils participent au développement de votre entreprise, c’est pourquoi il est important de bien choisir un logiciel de facturation afin que votre entreprise puisse bénéficier de cette innovation technologique.
Critères à perdre en compte pour le choix d’un logiciel de facturation
Dans l’optique de choisir votre logiciel, vous devez prendre en compte un certain nombre de critères. Cela va vous aider à ne pas faire un mauvais choix étant donné le nombre élevé de solutions logicielles disponibles sur le marché.
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Choisissez l’outil numérique qui permet la personnalisation de vos factures
Le logiciel que vous devez choisir doit pouvoir mettre en avant l’image de marque de votre entreprise. Il doit ressortir le logo, les couleurs, le style, les mentions légales ainsi que vos conditions de vente. Dans la pratique, une facture personnalisée, professionnelle et précise va non seulement justifier vos transactions, mais encore plus mettre en avant la qualité de vos produits et services.
Optez pour le logiciel qui offre une gestion multitâche
Vous devez aussi vous assurer que le logiciel que vous allez acquérir pour votre entreprise offre un maximum de fonctionnalités afin de pouvoir gérer au mieux vos ventes ainsi que vos prestations de services. Il s’agit donc de choisir un logiciel qui pourra en plus de produire des factures, les classer, les archiver et aussi les envoyer si nécessaire et cela de façon automatique.
Choisissez le logiciel qui intègre la synchronisation bancaire
Dans le cas des transactions à distance ou alors celles effectuées avec des monnaies étrangères, il faudra un logiciel avec une option de synchronisation bancaire pour rendre la tâche plus facile. Cette option permettra de faire le rapprochement entre les comptes bancaires et le système de facturation en place. Les démarches seront effectuées plus facilement et vous donnera la possibilité de continuer à suivre vos transactions bancaires.
Optez pour un logiciel avec conformité à la loi antifraude
Naturellement, le logiciel choisi pour vos facturations doit respecter des règles de conformité afin d’éviter tous soucis avec les autorités compétentes. Il est important de prendre en compte la loi antifraude en vigueur depuis le 18 janvier de l’année 2018. N’oublie pas que l’utilisation d’un outil non conformé est passible d’une amende de 7500 euros d’amende. Il est donc crucial de bien s’informer et opter pour un logiciel ayant passé la certification NF-525 ou encore la certification LNE.
Choisissez entre un logiciel gratuit ou une version payante
Vous devez savoir que contrairement à ce que beaucoup pense, le logiciel payant n’est pas toujours forcément le meilleur. Si vous prenez le temps de bien chercher, vous allez vous rendre compte qu’il existe des logiciels gratuits qui n’ont rien à envier aux versions payantes des logiciels de facturation. Alors vous devez comprendre que le fait que le logiciel soit payant ou gratuit n’est pas important, l’essentiel c’est la qualité du service rendu par le fournisseur. Il existe aussi des versions de logiciel payant mais qui offrent des essais gratuits.
Fonctionnalités essentielles de votre logiciel de facturation
Le choix de votre logiciel doit prendre en compte des fonctionnalités importantes que sont entre autres : la création des factures et des devis, la relance de paiement pour vos clients, la facturation des abonnements, la réalisation de la comptabilité, la gestion automatique des envois et l’archivage des factures.
Comparatif des meilleurs logiciels de facture sur le marché
Maintenant que vous savez quels critères prendre en compte pour choisir votre logiciel de facturation, il est temps de découvrir les meilleurs du marché.
Le premier sur notre liste est le célèbre QuickBooks, qui permet aux utilisateurs de créer des factures et devis professionnels en quelques clics seulement. Il offre aussi une fonctionnalité d’envoi automatique des rappels de paiement, ce qui facilite grandement la gestion comptable.
Nous avons Freshbooks. Ce logiciel se distingue par sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive, spécialement conçue pour les petites entreprises et travailleurs indépendants. Freshbooks propose aussi une option avancée pour la création des rapports financiers.
En troisième position vient Xero, idéal pour les entreprises ayant besoin d’une solution complète regroupant à la fois la création des factures et devis ainsi que l’automatisation totale du processus comptable. Xero intègre aussi une fonctionnalité pratique permettant aux clients de régler leurs factures directement via leur page client.
Nous ne pouvons pas oublier le populaire logiciel Zoho Invoice qui se distingue par son prix très abordable comparativement à ses concurrents tout en offrant toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement sa facturation au quotidien.
Last but not least, nous avons le logiciel français Evoliz, aussi dédié aux petites entreprises et travailleurs indépendants, il offre un suivi complet avec des tableaux financiers clairs ainsi qu’un suivi TVA optimisé afin de toujours être à jour dans ses obligations fiscales.
Il existe une multitude de logiciels de facturation sur le marché, chacun proposant des fonctionnalités différentes et adaptées à différents types d’entreprises. Il ne vous reste plus qu’à déterminer les besoins spécifiques de votre entreprise pour faire le meilleur choix possible !
Comment bien utiliser votre logiciel de facturation pour optimiser votre gestion financière
Maintenant que vous avez choisi votre logiciel de facturation, pensez à bien l’adapter à votre entreprise. Voici quelques conseils pour y parvenir.
Prenez le temps de personnaliser vos factures en fonction des besoins de votre entreprise. Ajoutez-y les mentions légales obligatoires ainsi que votre logo et vos coordonnées pour une présentation professionnelle. Vous pouvez aussi utiliser les options proposées par votre logiciel pour ajouter des notes ou des commentaires sur certaines lignes.
Utilisez les fonctions avancées telles que la possibilité d’intégrer un paiement direct en ligne sur vos factures ou encore l’établissement automatique des rappels de paiement. Ces fonctionnalités vont faciliter la gestion comptable tout en garantissant un suivi régulier et efficace des paiements clients.
N’hésitez pas non plus à créer différents types de modèles pour vos devis et factures selon le type d’activité réalisée (prestation, vente…) et adaptez-les au fur et à mesure selon les retours de la clientèle. Cela permettra une meilleure organisation dans la gestion quotidienne des tâches comptables.
Pensez à bien garder une trace numérique fiable grâce aux archives disponibles dans le logiciel afin de retrouver facilement toutes vos anciennes opérations.
Si nécessaire, formez-vous à l’utilisation du logiciel auprès du support technique ou via leur documentation disponible en ligne.
